Restaurant Betriebsausgaben senken (nicht nur in der Pandemie-Zeit)

Es ist eine Binsenweisheit, dass die Führung eines Restaurants teuer ist. Die hohen monatlichen Fixkosten (Miete/Pacht, Personalkosten, Versicherungen, etc.) führen zur branchenweiten geringen Gewinnspanne. Seit der COVID-19-Krise kommen hier noch Kosten für die Betriebssicherheit hinzu, was die geringeren Kapazitäten und den damit verbundenen Umsatzrückgang nochmals dramatischer werden lassen.

Deshalb ist die Senkung oder zumindest die Aufrechterhaltung der Betriebsausgaben – bei gleichzeitiger der Beachtung der Hygienemaßnahmen – wichtiger denn je geworden.

Der plötzliche Ausbruch der Pandemie und die damit verbundenen Einschränkungen im sozialen Leben und touristischen Bereich haben eine ungeahnte Auswirkung besonders auf die Gastronomie und Eventbranche. Dabei  hat sich aber auch die Erkenntnis vertieft, wie wichtig es ist, die Kosten in den Betrieben zu optimieren, um sich unter diesen noch nie dagewesenen Umständen  über Wasser zu halten – und das ist bei richtiger Planung auch möglich.

Zunächst müssen aber einige grundlegende Entscheidungen getroffen werden, da Restaurants unter den neuen Gegebenheiten nicht wie bisher weitergeführt werden können. Einige wichtige Fragen sind:

  • Welche Umbaumaßnahmen müssen auf Grund der Sicherheits- und Hygienevorschriften durchgeführt werden?
  • Wie muss das Angebot neu gestaltet und angepasst werden (neue Speiseangebote, Außerhausverkauf, …)?
  • Kann bei geringeren Kapazitäten das komplette Personal behalten und vielleicht mit anderen Aufgaben betraut werden?

1.Senkung der Betriebsausgaben im Restaurant durch eine Inventaranalyse

Auf der Grundlage der Überlegungen zu obigen Fragen und den daraus gewonnenen Erkenntnissen, muss nun der Bestand an Lebensmitteln und anderem Inventar überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie optimal genutzt werden können.

Die Lagerbestandsanalyse ist ein wichtiges Instrument, das dabei helfen kann, die Betriebsausgaben des Restaurants zu reduzieren. Achten Sie darauf, so oft wie möglich, d.h. mindestens  einmal pro Woche, Inventur zu machen und das Inventar richtig zu organisieren, um eventuelle Überbestände zu erkennen, die zu Verschwendung von Lebensmitteln und erhöhten Kosten führen könnten.

Eine gute Hilfe ist hier natürlich die Digitalisierung und die Nutzung einer Software, die den Lagerbestand überwacht und bei der Optimierung hilft.

Dieser Punkt gilt zwar grundsätzlich aber in diesen Zeiten besonders: Die Lagerung von Lebensmitteln in Kühlbereichen und  Regalen sollte minimiert werden – andererseits darf aber auch die Erfahrung aus der ersten Corona-Welle nicht vergessen werden, in der es zu Lieferengpässen kam, die wohl in dem Maße hoffentlich nicht mehr auftreten werden, aber doch zu berücksichtigen sind.

2.Vermeiden Sie die Verschwendung von Lebensmitteln

Ein durchschnittliches Restaurant vergeudet jährlich bis zu 40.000 kg an Lebensmitteln. Das bedeutet – neben den ethischen Problemen –  dass das Geld, welches diese Lebensmittel gekostet haben, ebenfalls in der Abfalltonne landet.

Lebensmittelverschwendung Betriebskosten

Deshalb sollten Sie versuchen, aus jeder Ware das Maximale herauszuholen und im idealen Fall komplett zu verwenden. Die meisten Restaurants neigen dazu, alle „Reste” wegzuwerfen; arbeiten Sie aber darauf hin, diese Restprodukte in Ihre Speisekarte zu integrieren; haben Sie z.B. Gemüsereste, dann machen Sie daraus eine köstliche Gemüsesuppe. Dieser Nachhaltigkeit Trend war übrigens auch schon vor Corona am Aufkommen und einer der Pioniere dieser Bewegung, der Brite Fergus Henderson, setzt in seinem Restaurant St. John eine eine „Nose-To-Tail Essen“, bei der ganze Tiere komplett verarbeitet werden.

 Aber auch einige deutsche Restaurants, wie z.B. das Restaurant „Tantris“ in München oder das Restaurant „Herz & Niere“ in Berlin haben sich mit der kompletten Tierverarbeitung mittlerweile einen Namen gemacht.

Achten Sie schon bei der Speisekartenerstellung darauf, dass die dafür zu verwendenden Lebensmittel optimal genutzt werden, indem Sie z.B. für jedes Rezept  – in Zusammenarbeit mit Ihrem Kochpersonal –  eine strukturierte Vorbereitungsliste, in der alle Zubereitungsregeln streng definiert sind, um sicherzustellen, dass es keine Materialverschwendung gibt.

Achten Sie ferner schon bei der Anlieferung von Waren darauf, dass die neuen Produkte hinten den eingelagerten einsortiert werden; denken Sie dabei an  die “First-in, first-out”-Regel; wenn notwendig, kennzeichnen Sie jedes Produkt, um sicherzustellen, dass die ältesten Zutaten zuerst verwendet werden, um sie vor dem Verderben zu bewahren. 

3. Senkung der Lebensmittelkosten

Wenn Sie keine Methode zur Kontrolle der Lebensmittelkosten entwickeln, dann können Sie allein deswegen schon in die roten Zahlen rutschen. Ein paar kleine Organisationsergänzungen in Ihrem Restaurant, wie z.B. die ständige Verwaltung des Inventars (im idealen Fall digital durchgeführt), die Kontrolle der Portionen und sachgerechte Verwendung der Lebensmittel  in der Küche, die regelmäßige Berechnung der Lebensmittelkosten und der Menüherstellung können große Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben. Eine bewährte Vorgehensweise ist eine Speisekostenberechnung für jeden Punkt auf Ihrer Speisekarte durchzuführen, um einen Einblick in die Rentabilität Ihrer Karte zu erhalten. Achten Sie darauf, dies regelmäßig zu tun – die Zutatenpreise ändern sich häufig und damit auch Ihre Rentabilität.

4. Erstellen Sie ein Budget – und halten Sie sich daran

Dieser Aspekt wird auf Grund der Wichtigkeit ständig wiederholt: Erstellen Sie ein Budget und halten Sie sich auch daran, weil sonst die Kosten schnell explodieren können und Sie nicht wissen, woran es liegt.

Es reicht aber nicht aus, ein Budget zu erstellen, sondern stellen Sie auch sicher, dass Sie es permanent im Auge behalten, sowie notwendige Anpassungen vornehmen und sich dann an die neuen Anpassungen halten. Das Festhalten an Ihrem Budget sollte Ihnen dabei helfen, unvorhergesehene Umstände zu überwinden.

5. Ihre Mitarbeiter – Ihr  größtes Kapital

Ein weiterer wichtiger Aspekt, auf den Sie sich konzentrieren sollten, ist die Mitarbeitermoral. Sorgen Sie dafür, dass die Stimmung gut bleibt, besonders in schwierigen Zeiten, indem Sie sich um sie und ihrer Familien kümmern, nach dem Gesundheitszustand fragen und ihnen jede erforderliche Unterstützung anbieten. Selbstverständlich ist Anerkennung und Lob für deren Leistung einer der zentralen Motivatoren. Mitarbeiter mit einer hoher Arbeitsmoral werden seltener krank, wechseln seltener den Arbeitsplatz, was zu einer besseren Kalkulation, einer geringeren Fluktuation und niedrigeren Beschäftigungskosten führt.

6. Optimieren Sie Ihre Speisekarte um die Betriebskosten zu senken (und den Gewinn zu steigern)

Im Abschnitt „Vermeiden Sie die Verschwendung von Lebensmitteln“ wird schon indirekt darauf hingewiesen, wie wichtig eine optimierte Speisekarte ist.

Eine sehr umfangreiche Speisekarte mit einer großen Vielzahl an Speiseangeboten kann für Ihr Restaurant eher schädlich als vorteilhaft sein, da sie zu einer längeren Einkaufsliste von Rohmaterialien, einem größeren Lagerbestand und längeren Zubereitungszeiten führt. Versuchen Sie daher, Ihre Speisekarte auf Gerichte zu reduzieren, die erfahrungsgemäß oder jetzt den neuen Gegebenheiten entsprechend auch bestellt werden. Denken Sie daran, dass Qualität immer besser ist als Quantität.

Unter Marketinggesichtspunkten sollten Sie erst recht Ihre Karte nicht zu große halten. Eine große Auswahl führt zu Unsicherheit bei Ihren Gästen, da diese sich nicht entscheiden können, was sie bestellen sollten. Das verschlechtert das wahrgenommene Erlebnis in Ihrem Restaurant. Weiterhin schadet es der Positionierung zu viele Speisen auf der Karte zu haben (eine Ausnahme ist, wenn gerade die hohe Anzahl an Speisen, z.B. 100 verschiedene Schnitzelgerichte, Ihre Positionierung wäre).

7. Nutzen Sie neue Technologien und die Sozialen Medien

Wir leben im digitalen Zeitalter. Technologien haben verschiedene bisher manuell durchgeführte Prozesse übernommen und automatisiert, wodurch diese einfacher und in hohem Maße optimiert wurden.

Dies gilt natürlich auch für den  Restaurantbetrieb: Online-Reservierungssysteme,  Software für die Restaurant- und v.a. Bestandsverwaltung, smarte  POS-Kassensysteme, digitale Speisekarten u.v.m. haben die Restaurantverwaltung rationalisiert, effizienter gemacht und sind in Zeiten der Pandemie unerlässlich geworden und werden es auch nach der Krise bleiben.

Durch den Einsatz der richtigen Technologie können Restaurantbesitzer ihre Kosten erheblich senken. Beispielsweise kann Ihnen eine auf Ihr Restaurant angepasste Restaurantmanagementsoftware einen Überblick über die Auslastung Ihres Restaurants geben, damit Sie entsprechende Personalentscheidungen treffen können.

8. Nutzen Sie Marketingmethoden, die messbar sind

Natürlich ist es wichtig einen Teil des Budgets für das Marketing einzuplanen. Aber denken Sie auch daran, dass viele kostengünstige Marketingpraktiken Ihr Unternehmen erheblich voranbringen können. Soziale Medienplattformen wie Instagram, Facebook und andere Marketingaktivitäten wie E-Mail-Marketing und immer mehr auch Blogs helfen Ihnen, ein breites Publikum zu einem Bruchteil der Kosten zu erreichen. Achten Sie darauf, die Effektivität dieser Plattformen zu maximieren, insbesondere in Zeiten knapper Budgets.

Ansonsten gilt die GastroInsider Maxime, dass jede Marketingmethode messbar sein sollte und mindestens für sich selbst bezahlen sollte. Das bedeutet keine Verschwendung des Budgets in Methoden, bei denen man nicht herausfinden kann, ob sie funktionieren. Das sind vor allem Methoden, die von Werbemedienverkäufern oder Agenturen mit der Anmerkung empfohlen werden, dass Sie dadurch „Ihren Namen bekannt machen“ oder „Ihre Sichtbarkeit und Ihr Image“ erhöhen.

Image und Sichtbarkeit wird auch bei messbaren Methoden erhöht, sogar weitaus besser, als bei nicht messbaren Methoden. Und wenn Sie Marketingstrategien im Einsatz haben, die Ihnen messbar mehr einbringen, als diese kosten, dann nutzen Sie diese auch stärker. Wenn beispielsweise eine Facebook Anzeige für Veranstaltungen bei einem Budget von 100 Euro zu einem Umsatz an 1000 Euro fährt, dann verdoppeln Sie das Budget und schauen, ob es immer noch so ist und Sie nun 2000 Euro einnehmen (vorausgesetzt, dass die Anmeldungen wirklich messbar alle aus dieser Kampagne kommen).

Es gibt nichts, was den Restaurant Erfolg so schnell steigert und langfristig sichert, als ein „Arsenal“ an solchen Methoden in Ihrem Restaurant Marketingplan zu besitzen, die Ihnen jede Woche verlässlich Ihr Restaurant füllen und zu höheren Umsätzen führen.

9. Werden Sie energieeffizient um die Betriebsausgaben zu senken

Energieeinsparung ist zu Recht ein zentrales gesellschaftliches und wirtschaftliches Thema. Energieeffizienz trägt nicht nur zur Rettung des  Planeten sondern auch Ihres Geldbeutels bei.

Wechseln Sie zu Geräten, die weniger Energie verbrauchen.

Selbst die geringste Wattzahlreduzierung bringt auf die Dauer erhebliche Einsparungen, wie z.B. Energiesparlampen, die auch immer ästhetischer werden oder der Ersatz der verschwenderischer Küchengeräte, die den ganzen Tag über benutzt werden.

Energieeffiziente Geräte haben fast immer einen höheren Anschaffungspreis, aber auf lange Sicht werden Sie viel mehr Geld sparen, zumal sich dies auch auf die Steuer positiv auswirkt und oft auch staatlich gefördert werden kann.

Achten Sie auch darauf, dass es keine Energielecks in Ihrem Restaurant gibt (in einem durchschnittlichen 3-Personen-Haushalt machen unnötige Kosten durch Standby im Schnitt etwa 10 bis 20 Prozent der Stromrechnung aus); es gibt intelligente Systeme, die das überwachen.

10. Seien Sie wachsam, halten sich bereit und reagieren Sie schnell

Die größte Lehre, die Restaurants aus der aktuellen COVID-19-Situation ziehen müssen, ist die Unsicherheit der Zukunft. Als Restaurantbesitzer ist es äußerst wichtig, auf alle unerwartete Umstände vorbereitet zu sein, die den Betrieb des Restaurants beeinflussen könnten.

Informieren Sie sich ständig über aktuelle politische Entwicklungen, bleiben Sie mit anderen Restaurantbesitzern im Kontakt, tauschen Sie sich aus, lesen Experten Artikel und abonnieren Experten Newsletter.

Schlussbetrachtung zur Senkung der Betriebsausgaben Ihres Restaurants

Restaurantausgaben sind schwierig zu kontrollieren und können langwierige Folgen haben, aber der Aufwand zur Minimierung dieser Kosten lohnt sich in jedem Fall und kann darüber entscheiden, ob ein Restaurant in schwierigen Situationen offenbleibt oder schließen muss.

Es sind immer Details und scheinbare Kleinigkeiten, die oft vernachlässigt werden, welche aber eben den entscheidenden Unterschied ausmachen. Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass die Kosten Ihres Restaurants die maximale Effizienz erreicht haben, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um zu überprüfen, dass Ihnen keine Details entgangen sind.